Les meilleurs logiciels de notes de frais pour TPE en 2026
Photographier un reçu ne suffit pas. Une TPE doit aussi calculer les indemnités kilométriques, retrouver la TVA récupérable, valider la dépense, rembourser la bonne personne et transmettre une pièce exploitable au cabinet. Pour deux ou trois personnes, un outil léger ou le module de votre banque peut suffire.
En pratique. Quand un appel manqué est renvoyé vers Rappli, l’appelant entend d’abord votre accueil. Le « SMS avec formulaire » peut ensuite lui envoyer un lien vers un formulaire, si son numéro et vos réglages le permettent ; il ne peut pas répondre à ce SMS, dont l’expéditeur est « Rappli ». Sa demande, s’il la transmet, apparaît dans votre tableau de bord. Rappli n’a aucun lien avec les notes de frais : il ne sert, en déplacement comme ailleurs, que lorsqu’un client appelle et que vous ne pouvez pas décrocher.
6 solutions à comparer en 2026
Ce que montre le tableau : le prix d’entrée affiché par chaque éditeur le 29 septembre 2026, puis trois fonctions indispensables à une petite structure. Les prix sont hors taxes quand l’éditeur le précise ; ils changent souvent, vérifiez-les avant de souscrire.
| Rang | Solution | Prix d’entrée relevé | Indemnités kilométriques | Validation | Export vers le cabinet |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | N2F | 6,80 € HT par mois pour 1 utilisateur ; 9,20 € HT par utilisateur de 2 à 5 | Oui | Dès 2 utilisateurs | PDF, Excel ; export comptable direct sur devis |
| 2 | Jenji | Jenji Solo gratuit ; Silae Expense sur contact | Oui | Selon l’offre | CSV, Excel, PDF ; connecteur Silae Paie |
| 3 | Qonto | Forfait d’équipe dès 49 € HT par mois en annuel | Oui | Oui | Intégrations comptables |
| 4 | Rydoo | 8 € par utilisateur et par mois en annuel, dès 5 utilisateurs | Oui | Oui | PDF, Excel ; intégration comptable en offre Pro |
| 5 | Lucca Notes de frais | 5,81 € HT par déclarant (plus de 100 collaborateurs) ; devis | Oui | Oui | Écritures comptables et paie |
| 6 | Spendesk | Abonnement fixe et frais par transaction, sur devis | Oui | Oui | Exports personnalisables |
Notre méthode de classement
Public visé : Les dirigeants de TPE, indépendants et petites équipes qui avancent des frais et veulent les justifier, les faire valider et les rembourser sans tableur.
Construction du classement : Le rang suit d’abord l’accès pour une TPE : un prix public dès un utilisateur (N2F, Jenji Solo, Qonto), puis dès cinq utilisateurs (Rydoo), puis un tarif indicatif pour les grandes équipes ou un devis (Lucca, Spendesk). À accès égal, l’outil spécialisé dans les notes de frais passe devant le module d’une banque. Medius Expense, l’ancien Expensya, est sorti de la sélection : son offre unique, sur devis, vise les grands groupes et les PME.
Périmètre distinctif : Ce classement concerne les dépenses avancées par le dirigeant ou les salariés. Il ne compare pas les comptes bancaires professionnels pour eux-mêmes, les cartes de paiement sans module de remboursement, ni les logiciels de comptabilité générale.
Traçabilité éditoriale : Pages produit et tarifs des six éditeurs, liste officielle des plateformes agréées et repères de Service Public relus le 29 septembre 2026. Aucun éditeur ne verse de commission à Rappli et aucun lien n’est affilié. Les offres évoluent souvent : confirmez-les avant de vous abonner.
Indépendance : Aucun classement de ce blog n’inclut Rappli, son éditeur.
- Prix pour une petite équipe
- Indemnités kilométriques
- Justificatifs et archivage
- Validation et remboursement
- Export vers le cabinet
Analyse des 6 solutions retenues
N2F
Pour qui : Un indépendant ou une TPE jusqu’à cinq utilisateurs qui veut un prix public.
Ce qui compte pour une TPE : Le scan illimité des reçus, les indemnités kilométriques et les exports PDF et Excel sont inclus dès l’offre à un utilisateur ; le circuit de validation et les fichiers de virement arrivent avec l’offre de deux à cinq utilisateurs.
Ce que dit la source officielle : La page tarifs, relevée le 29 septembre 2026, affiche 6,80 € HT par mois pour un utilisateur (5,10 € en facturation annuelle) et 9,20 € HT par mois et par utilisateur de deux à cinq (6,90 € en annuel), avec essai gratuit ; N2F figure sur la liste DGFiP des plateformes agréées.
Limite à connaître : L’export direct vers un logiciel comptable ou de paie relève de l’offre Advanced, sur devis, et l’archivage à valeur probante est une option à 1,50 € par mois et par utilisateur.
Jenji
Pour qui : Un indépendant qui veut un outil gratuit, ou une TPE dont la paie passe par Silae.
Ce qui compte pour une TPE : Jenji Solo, gratuit, gère les frais professionnels et les indemnités kilométriques d’un indépendant ; l’offre Silae Expense, destinée aux TPE et PME, se connecte à Silae Paie pour rembourser les frais sur le bulletin.
Ce que dit la source officielle : La page tarifs, relevée le 29 septembre 2026, présente Jenji Solo comme gratuit et Silae Expense comme une offre facturée à l’utilisateur ; elle liste, selon l’offre, la lecture automatique des reçus, le calcul du kilométrage, les exports CSV, Excel et PDF et un coffre-fort numérique à valeur probante.
Limite à connaître : Le prix de Silae Expense n’est pas affiché : il faut contacter l’éditeur, et l’intérêt du connecteur dépend de l’usage de Silae Paie par votre entreprise ou votre cabinet.
Qonto
Pour qui : Une TPE déjà cliente de Qonto qui veut éviter un outil de plus.
Ce qui compte pour une TPE : Les collaborateurs soumettent leurs notes de frais et leurs indemnités kilométriques depuis le compte professionnel ; le dirigeant approuve et rembourse, et les cartes peuvent porter des plafonds.
Ce que dit la source officielle : La page gestion des dépenses et la page tarifs, relevées le 29 septembre 2026, décrivent la soumission des notes de frais pour approbation et remboursement, les circuits de validation et l’intégration aux logiciels comptables ; Qonto figure sur la liste DGFiP.
Limite à connaître : Il faut être client de Qonto, et le premier forfait conçu pour une équipe, Essential, coûte 49 € HT par mois en facturation annuelle : sans cette banque, un outil dédié reste plus simple à ajouter.
Rydoo
Pour qui : Une équipe d’au moins cinq personnes qui se déplace souvent.
Ce qui compte pour une TPE : L’offre Essentials comprend l’application mobile avec reconnaissance des reçus, un nombre illimité de reçus, les indemnités kilométriques et les exports PDF et Excel.
Ce que dit la source officielle : La page tarifs, relevée le 29 septembre 2026, affiche Essentials à 8 € par utilisateur et par mois en facturation annuelle (10 € en mensuel) et Pro à 10 € (12 € en mensuel), à partir de cinq utilisateurs.
Limite à connaître : Toutes les offres démarrent à cinq utilisateurs, et l’intégration avec les logiciels de comptabilité en ligne n’arrive qu’avec l’offre Pro.
Lucca Notes de frais
Pour qui : Une entreprise déjà équipée des logiciels RH de Lucca.
Ce qui compte pour une TPE : La solution couvre dépenses, cartes, indemnités kilométriques, remboursement, récupération de la TVA et écritures comptables, avec archivage à valeur probante, et peut s’appuyer sur le module Absences de Lucca pour contrôler les dépenses.
Ce que dit la source officielle : La page tarifs, relevée le 29 septembre 2026, indique 5,81 € HT par déclarant et par mois pour une entreprise de plus de 100 collaborateurs, un coût dégressif et l’absence d’engagement ; Lucca figure sur la liste DGFiP des plateformes agréées.
Limite à connaître : Le tarif indicatif publié vise les entreprises de plus de 100 collaborateurs ; une TPE doit demander un devis, et l’avantage est moindre sans autre module Lucca.
Spendesk
Pour qui : Une équipe qui veut réunir cartes, achats et notes de frais.
Ce qui compte pour une TPE : Spendesk vérifie les dépenses avant l’envoi, calcule les indemnités journalières et kilométriques, conserve les justificatifs au format numérique et adresse chaque demande au bon valideur.
Ce que dit la source officielle : Les pages produit et tarifs, relevées le 29 septembre 2026, décrivent ce parcours, un nombre illimité d’utilisateurs dans les offres payantes et un devis gratuit ; Spendesk figure sur la liste DGFiP.
Limite à connaître : Le prix combine un abonnement fixe à la plateforme et des frais variables par transaction, sur devis : pour quelques remboursements par mois, l’ensemble peut être disproportionné.
Quel choix selon votre situation ?
Partez du nombre de personnes qui avancent des frais et de votre banque actuelle : un indépendant seul n’a pas besoin du circuit de validation d’une équipe.
| Situation | Choix à examiner | Pourquoi |
|---|---|---|
| Indépendant seul qui veut justifier ses frais et ses kilomètres | Jenji Solo ou N2F | Jenji Solo est gratuit ; N2F coûte 6,80 € HT par mois et inclut les exports PDF et Excel. |
| TPE de deux à cinq personnes qui avancent des frais | N2F | Le prix par utilisateur est public et la validation est incluse dès deux utilisateurs. |
| TPE déjà cliente de Qonto | Le module de notes de frais de Qonto | La dépense, le justificatif et le remboursement restent dans le compte, sans outil supplémentaire. |
| Équipe d’au moins cinq personnes souvent en déplacement | Rydoo, ou Spendesk si les cartes comptent | Rydoo publie ses prix dès cinq utilisateurs ; Spendesk réunit cartes, achats et remboursements. |
Pour replacer les notes de frais dans votre gestion, comparez aussi les logiciels de comptabilité pour petites entreprises et les outils de gestion de trésorerie pour TPE.
Les critères qui doivent vraiment départager les solutions
1. Prix pour une petite équipe
Regardez le prix affiché pour un seul utilisateur ou une équipe de deux à cinq personnes, le nombre minimal d’utilisateurs facturés et ce qui n’existe que sur devis.
2. Indemnités kilométriques
Le calcul doit appliquer le barème retenu par l’entreprise, conserver le trajet et le véhicule, et éviter de ressaisir chaque déplacement.
3. Justificatifs et archivage
Photographiez un ticket froissé et une facture de plusieurs pages, puis vérifiez la lecture automatique, la détection des doublons et l’option d’archivage à valeur probante.
4. Validation et remboursement
Dès qu’un salarié avance des frais, il faut un circuit d’approbation simple, des plafonds clairs et un remboursement suivi, par virement ou sur la paie.
5. Export vers le cabinet
Demandez un export réel vers votre logiciel comptable ou votre cabinet, avec comptes, TVA et pièces jointes, et vérifiez dans quelle offre il est inclus.
Repères officiels. Les indemnités kilométriques se calculent avec le barème publié par l’administration fiscale, non revalorisé en 2026 ; les pièces justificatives se conservent 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Pour savoir quelles dépenses sont déductibles, voyez notre guide des charges déductibles et frais professionnels d’un indépendant ; pour refacturer un déplacement à un client, celui sur le calcul et la facturation des frais de déplacement. La durée de conservation des documents d’entreprise détaille les autres délais.
Ce que Rappli complète — sans remplacer les solutions classées
Test concret pour un dirigeant souvent sur la route : avant votre prochain déplacement, appelez votre ligne depuis un autre téléphone et ne répondez pas. Ce téléphone en main, vous devez entendre votre accueil puis voir arriver le SMS prévu, si son numéro et vos réglages permettent l’envoi. Comme l’appel d’un client, il ouvre une vraie demande et entre dans votre volume ou votre essai ; l’appel de vérification lancé sur mobile depuis votre espace Rappli, lui, n’y entre pas. Ce test ne concerne pas vos notes de frais.
Limite pour ce comparatif : Rappli ne lit aucun reçu, ne contrôle aucune dépense, ne rembourse aucun salarié et n’a pas accès aux cartes ou aux écritures comptables.
Tester l’outil sur deux semaines de déplacements
Faites l’essai avec les vrais déplacements d’une ou deux personnes, puis montrez le résultat à votre cabinet.
- Photographiez un ticket de restaurant froissé et une facture d’hôtel de plusieurs pages ; vérifiez le montant, la date et la TVA lus.
- Déclarez un trajet en voiture et contrôlez le barème, la puissance du véhicule et le cumul annuel.
- Envoyez deux fois le même reçu, puis une dépense au-dessus du plafond : l’outil doit vous alerter.
- Validez et remboursez une note, puis vérifiez le virement ou la ligne de paie.
- Exportez le mois vers votre cabinet et demandez-lui si l’import se fait sans ressaisie.
Sources officielles consultées le 29 septembre 2026 : N2F — tarifs ; Jenji — tarifs ; Qonto — gestion des dépenses ; Qonto — tarifs ; Rydoo — tarifs ; Lucca Notes de frais ; Lucca — tarifs ; Spendesk — notes de frais ; Spendesk — tarifs ; Medius Expense (ex-Expensya) — offre ; impots.gouv.fr — liste des plateformes agréées ; Service Public Entreprendre — barèmes kilométriques 2026 ; Service Public Entreprendre — délais de conservation des documents.
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel de notes de frais quand on est seul ?
Pas forcément. Un indépendant peut suivre ses frais dans son logiciel de comptabilité ou avec une offre gratuite comme Jenji Solo. Un outil dédié devient utile quand les déplacements sont fréquents, que des salariés avancent des frais ou que vous voulez vous passer du papier.
Peut-on jeter les justificatifs papier après les avoir photographiés ?
Seulement si la numérisation respecte les conditions fixées par l’administration fiscale : c’est l’objet de l’archivage à valeur probante proposé par plusieurs éditeurs, en option chez N2F. Faites confirmer le dispositif par votre expert-comptable avant de détruire les originaux, et conservez les pièces justificatives 10 ans.
Quel barème appliquer pour les indemnités kilométriques ?
Le barème de référence est celui publié par l’administration fiscale, qui n’a pas été revalorisé en 2026. Pour une voiture de 5 CV et jusqu’à 5 000 km dans l’année, il donne 0,636 € par kilomètre, soit 2 544 € pour 4 000 km. Vérifiez que l’outil tient compte de la puissance du véhicule et du kilométrage cumulé.
Un logiciel détecte-t-il tous les doublons ?
La détection automatique réduit le risque sans le supprimer. Testez un même reçu recadré, envoyé par deux personnes et payé par une carte déjà rapprochée.
Quel test réaliser avant le déploiement ?
Rejouez un repas avec invité, un trajet en voiture, une dépense au-dessus du plafond, un justificatif manquant, un doublon et un export complet vers votre cabinet.
En résumé
Pour une TPE, comparez d’abord le prix réel pour vos utilisateurs et l’export vers votre cabinet. Testez N2F si vous voulez un outil dédié à prix public, Jenji si vous êtes seul ou si votre paie passe par Silae, et le module de Qonto si c’est déjà votre banque.
Contrôle final : vérifiez que l’archivage à valeur probante est inclus ou chiffré avant de jeter vos justificatifs papier.
Testez Rappli sur un appel manqué
En déplacement, un appel manqué renvoyé vers Rappli peut déclencher un SMS à votre client, si son numéro et vos réglages le permettent : votre message ou un lien vers un formulaire.
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