Combien de temps conserver les documents de son entreprise ?

Il n’existe pas une durée unique pour tous les documents d’une entreprise. Factures, déclarations fiscales, contrats, relevés bancaires et dossiers du personnel suivent des règles différentes, avec un point de départ qui compte autant que le nombre d’années. Ce guide rassemble les durées officielles dans deux tableaux, puis propose une méthode pour archiver, retrouver et supprimer sans risque.

1. Tableau des durées de conservation par type de document

Les durées ci-dessous reprennent la fiche officielle du service public sur les délais de conservation des documents d’entreprise. Ce sont des durées minimales : un contrat en cours, une garantie, un sinistre ou un litige peuvent justifier de garder une pièce plus longtemps.

Comptabilité, impôts, contrats et banque

Salariés et documents sociaux

Quand la fiche officielle ne précise pas de point de départ, comptez par prudence à partir de l’événement le plus tardif : fin du contrat, dernière opération ou dernier échange. Une même pièce peut aussi remplir plusieurs fonctions. Une facture est à la fois une pièce comptable, une preuve commerciale et parfois un élément d’un dossier de garantie ou d’assurance : retenez alors le délai qui protège l’obligation ou le droit le plus long.

Micro-entrepreneur ? Les mêmes durées s’appliquent à vos factures et justificatifs. La tenue du livre des recettes et du registre des achats est détaillée dans notre guide sur le livre des recettes et le registre des achats du micro-entrepreneur.

2. Le point de départ change le calcul

« Garder dix ans » reste incomplet si l’on ne précise pas depuis quand. Exemple : une facture émise en février 2026, rattachée à un exercice clos le 31 décembre 2026, se conserve au moins jusqu’au 31 décembre 2036. Une déclaration de TVA suit la règle fiscale : six ans à compter de la dernière opération qu’elle mentionne. Pour un contrat, une garantie ou une action en responsabilité, un autre événement peut déclencher le délai.

Ajoutez donc trois informations à votre tableau d’archivage : catégorie, événement de départ et date prévue de suppression. Ne déduisez pas cette date uniquement du nom du fichier. Lorsque le contrat connaît un avenant, un litige ou une interruption, la date initiale ne suffit plus. Marquez le dossier « gelé » jusqu’à la fin du sujet puis réévaluez la durée.

Les prescriptions peuvent aussi être interrompues ou suspendues dans certaines situations. Si un contrôle, une réclamation, une procédure, un sinistre ou une garantie est en cours, ne détruisez aucune pièce liée sans avis approprié, même si votre calendrier standard arrive à échéance.

3. Devis, factures et contrats : ne mélangez pas les versions

Conservez la version envoyée, la version acceptée et les éventuels avenants, avec leur date et la preuve d’acceptation. Un devis modifié doit rester distinguable de l’ancienne proposition. La checklist des mentions du devis vous aide à produire une pièce complète ; l’archivage doit ensuite préserver exactement ce document.

Un devis signé prouve la commande et son prix : par prudence, rangez-le avec la facture qu’il a déclenchée et gardez-le aussi longtemps qu’elle. Un devis resté sans réponse n’a pas de durée fixée par la fiche officielle ; conservez-le le temps utile à votre suivi commercial, puis supprimez-le s’il ne se rattache à aucun litige.

Pour les factures, gardez le document final dans son format d’origine, les avoirs, factures d’acompte et pièces de rapprochement. La facture d’acompte ne doit pas être isolée de la facture finale qui déduit la somme déjà versée. Avant d’archiver, contrôlez chaque pièce avec les mentions obligatoires d’une facture : checklist. Utilisez une numérotation stable et ne remplacez jamais silencieusement une facture émise.

Les bons de commande, de livraison et d’intervention justifient le périmètre, la réalisation ou une réserve. Le guide du bon d’intervention détaille les éléments à conserver avec le dossier client. Si vous faites appel à des sous-traitants, rangez avec chaque contrat les attestations de vigilance Urssaf obtenues pendant son exécution : elles prouvent les vérifications exigées. Reliez les pièces par un identifiant commun plutôt que par le seul nom du client.

4. Un scan n’est utile que s’il reste lisible et fiable

Le stockage numérique simplifie la recherche, mais une photo floue ne prouve rien. Le document doit rester lisible, complet, accessible et protégé contre une modification non maîtrisée. Pour un papier numérisé, contrôlez toutes les pages, les signatures, les annexes et la résolution. Pour les factures papier, l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales impose une copie identique à l’original, conservée en PDF ou PDF/A-3, protégée par un cachet serveur, une empreinte numérique ou une signature électronique, et horodatée. Ne détruisez les originaux qu’après avoir vérifié avec votre expert-comptable ou votre éditeur que votre procédé respecte ces conditions.

• utilisez un format durable et largement lisible, comme le PDF pour les pièces figées ;
• interdisez l’écrasement silencieux d’une version validée ;
• enregistrez la date, le type de pièce et une référence unique ;
• limitez les droits de suppression aux personnes responsables ;
• maintenez au moins une sauvegarde indépendante du poste de travail ;
• testez régulièrement la restauration de quelques dossiers.

La synchronisation n’est pas une sauvegarde complète : une suppression ou un chiffrement malveillant peut se répliquer. Le guide sur la cybersécurité d’une TPE explique comment séparer sauvegarde, contrôle d’accès et récupération.

5. Factures électroniques : gardez le fichier d’origine

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA, micro-entrepreneurs en franchise compris, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. L’émission au format électronique s’impose déjà aux grandes entreprises et aux ETI ; elle concernera les PME et les micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.

Pour l’archivage, une facture électronique reste une pièce comptable : même durée de dix ans, même point de départ. La différence tient à l’original. Conservez le fichier reçu ou émis par la plateforme, avec ses statuts et ses pièces jointes, et pas seulement une impression ou un PDF de consultation. Vérifiez aussi que vous pourrez exporter ces fichiers si vous changez de plateforme ou de logiciel.

Le calendrier complet et les étapes de préparation sont détaillés dans notre guide sur la facturation électronique des TPE : réception depuis 2026, émission en 2027.

6. La conservation légale n’autorise pas à tout garder

Le RGPD impose de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour les finalités prévues, tout en tenant compte des obligations légales et de la défense des droits. Une durée de dix ans pour les factures ne signifie pas que toutes les notes commerciales, pièces d’identité, photos ou conversations associées doivent être gardées dix ans.

Distinguez le dossier comptable du dossier opérationnel. Une facture peut être archivée avec un accès restreint alors que des photos inutiles, un doublon de pièce d’identité ou des notes de prospection sont supprimés plus tôt. Définissez une durée par catégorie de donnée et inscrivez-la dans votre registre des traitements RGPD.

Les demandes reçues par téléphone, par e-mail ou par un formulaire en ligne suivent la même logique. Elles contiennent des données personnelles dont vous fixez vous-même la durée de conservation. Exemple de règle : supprimer une demande restée sans suite après un délai défini, et rattacher au dossier client celle qui a conduit à un devis.

Le guide protéger les données clients dans une TPE propose une méthode de minimisation. Le principe pratique est simple : garder ce qui justifie une obligation ou un droit, supprimer ce qui n’a plus d’usage défini, et protéger davantage les archives que l’on consulte rarement.

7. Une arborescence utilisable en moins d’une minute

Classez d’abord par exercice, puis par catégorie : ventes, achats, banque, fiscal, contrats, assurances, social et juridique. Dans le dossier client courant, utilisez une référence unique et des sous-dossiers stables. Le nom d’un fichier peut suivre le modèle « AAAA-MM-JJ_TYPE_REFERENCE_TIERS » sans accents ni formulation variable.

1. inventoriez les catégories de documents réellement produites ;
2. associez à chacune une base, une durée et un point de départ ;
3. nommez un responsable de l’archivage et de la suppression ;
4. automatisez la copie depuis les outils sources sans créer de doublons incontrôlés ;
5. contrôlez chaque mois les pièces manquantes ;
6. revoyez une fois par an les échéances et les dossiers bloqués.

Un tableau de suivi peut contenir : catégorie, emplacement, propriétaire, accès, durée, événement de départ, date de revue et procédure de destruction. N’inscrivez pas toutes les données sensibles dans ce tableau ; il doit indiquer où elles se trouvent, pas les dupliquer.

8. Supprimez de façon contrôlée, pas au hasard

La suppression annuelle doit être précédée d’un contrôle : obligation échue, aucun litige, aucun sinistre, aucune garantie ou procédure en cours, aucune règle sectorielle plus longue. Produisez une liste des catégories supprimées et de la période concernée sans conserver le contenu lui-même. Pour le papier, utilisez une destruction adaptée au niveau de confidentialité ; pour le numérique, videz aussi les espaces de partage et supports obsolètes.

Ne mélangez pas nettoyage et départ précipité d’un prestataire. Avant de changer de logiciel ou de banque, exportez les documents, vérifiez leur ouverture et comparez le nombre de pièces. Le guide sur le compte bancaire professionnel rappelle l’importance de récupérer les relevés avant une clôture.

Révisez votre politique lorsque la législation, le métier, les outils ou les données changent. Une durée copiée depuis un modèle générique ne suffit pas pour une activité réglementée, un chantier soumis à garantie, un salarié ou un contrat international.

Sources officielles : Service Public Entreprendre — délais de conservation des documents d’entreprise (fiche vérifiée par le service public le 1er juillet 2024) ; Service Public Entreprendre — facturation électronique : calendrier et obligations (fiche vérifiée le 7 août 2026) ; CNIL — durées de conservation des données personnelles ; Service Public Entreprendre — obligations comptables du commerçant ; Légifrance — article A102 B-2 du livre des procédures fiscales (numérisation des factures papier) ; Légifrance — article L4121-3-1 du Code du travail (conservation du DUERP). Fiches F10029 et F39785 et articles Légifrance consultés le 29 septembre 2026 ; autres sources consultées le 1er août 2026. Des règles spécifiques peuvent s’ajouter selon le secteur, le document et la situation contentieuse.

En résumé

Associez chaque document à une catégorie, une durée et un point de départ : dix ans après la clôture pour les pièces comptables, six ans pour les éléments fiscaux, cinq ans pour la plupart des contrats commerciaux, documents bancaires et dossiers de paie. Gardez les factures électroniques dans leur format d’origine, sauvegardez indépendamment et supprimez les données inutiles après contrôle.